五個不要用Excel處理訂單的理由

話說在我的網站陣亡之後，就回去上班了，忙了一陣子，把以前很熟悉，但是現在生疏的事情重新上手，回來上班之後感覺到台灣真的有點不一樣，有網購相關需求的公司變多了，工廠的生管系統的需求幾乎看不到。

回到正題來說說最近接觸有網購訂單的客戶，尤其是在用Excel管理訂單，然後手寫發票的客戶，實在都覺得他們好辛苦，更不用說現在出貨都要拼24小時到貨，下面我把我覺得為什麼要花錢買系統的理由寫出來讓大家參考，希望能夠對ERP系統的應用有更多了解。

理由一 Excel不幫你提防錯誤

還記得之前有網購蛋糕訂2個收到18個的新聞嗎？因為Excel的排序問題，所以數量和客戶的對應上出錯，一次就損失了二、三十萬，更慘的是損失客戶的信任。只要有人工處理的地方，就難免有錯誤，為了要避免錯誤就要重覆校對，一整個就是浪費人力，用系統的好處在於，訂單資料直接匯入ERP系統不用重新登打也減少key錯的可能，減少這些人力的浪費。

理由二 Excel讓你加班到天明

想像一天接1百張網購訂單，要花多少的處理時間，然後還要再把他整理成Excel檔案，撿貨和出貨或是客戶來電詢問時，又要花多少時間找到正確的資訊通知客戶。使用系統之後，匯入訂單資料，從撿貨、出貨、列印發票、列印出貨標籤、應收帳款沖銷最後再入到會計帳，每個環節都注意到了，準時下班。

理由三 Excel人人都有一份

舉例一個網購的簡單流程，從網站上得到訂單、根據訂單撿貨、使用宅配所提供的系統列印出貨標籤，最後到收款，每一個部份都有資訊需要回饋給系統，也許每個步驟也不是相同的人負責的，這個時候每個人有一個Excel檔案就會出現資訊不同步的狀況，造成問題，系統的好處就是只有一份資料，大家看的資料都是同步。

理由四 Excel是一盤散沙

網購的客戶群較為零散，不像傳統的買賣業客戶比較固定，再加上各種不同的收款方式，最後收到款項的時間都比較長，在現有的出貨時間壓力與資訊未整合時應收帳款管理的問題兩方夾擊之下，每天能夠處理的訂單數量就會下降，造成出貨延遲，更不要提的就是對銷貨狀況的分析，更進一步對既有的客戶做行銷了。

總結就是系統有所有的好處，但是有一個壞處就是要花錢，但是不用系統也不代表比較省錢，因為花的時間多，而且潛在問題的成本也沒有計算進去， 如果真的有心要經營網路的銷售平台，投資在ERP系統有必要性。